Privacy policy

Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026

Fulfilment Station hecht waarde aan je privacy. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn.

Over welke gegevens deze verklaring gaat

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn: bezoekers van onze website, mensen die contact met ons opnemen of een offerte aanvragen, contactpersonen bij onze klanten en leveranciers, en sollicitanten.

Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld de naam- en adresgegevens van consumenten die bij een webshop van een klant bestellen, dan zijn wij verwerker en is die klant verwerkingsverantwoordelijke. Wat wij in die rol wel en niet mogen leggen we per klant vast in een verwerkersovereenkomst. Heb je een bestelling geplaatst bij een webshop en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt, neem dan contact op met die webshop.

Wie wij zijn

Fulfilment Station
Steenen Hoofd 58
4825 AK Breda

KvK 90164628
Btw-nummer NL865228395B01

E-mail: info@fulfilmentstation.nl
Telefoon: 085 303 8449

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van onze omvang en met onze soort verwerkingen niet verplicht.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Als je een offerte aanvraagt of contact opneemt

Wat we verwerken: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, het aantal orders per maand dat je opgeeft en wat je verder in je bericht schrijft. Als je de cookiemelding hebt geaccepteerd leggen we daarnaast vast via welk kanaal je bij ons binnenkwam, bijvoorbeeld een zoekopdracht of een advertentie.

Waarom: om je aanvraag te beoordelen, je een voorstel te doen en contact met je te onderhouden.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of de stappen die daaraan voorafgaan. Voor de herkomstgegevens is de grondslag je toestemming.

Als je onze website bezoekt

Wat we verwerken: de technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, waaronder je IP-adres, je browser en je apparaat. Als je daar toestemming voor geeft ook statistiek- en advertentiegegevens. Zie het hoofdstuk over cookies.

Waarom: om de website te laten werken, te beveiligen en te verbeteren.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang voor het strikt noodzakelijke deel, en je toestemming voor al het overige.

Bedrijfsherkenning

Wij gebruiken Leadinfo. Die dienst leidt uit het IP-adres van een bezoeker af welk bedrijf onze website bezoekt, en vult dat aan met openbare bedrijfsgegevens uit bronnen zoals het Handelsregister. Wij zien daardoor welke organisaties onze site hebben bekeken en welke pagina's zij hebben bezocht. Wij zien niet welke individuele persoon dat was.

Waarom: om te zien welke organisaties belangstelling tonen voor onze dienstverlening en om hen zakelijk te kunnen benaderen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het werven van zakelijke klanten. Wij hebben die afweging vastgelegd en je kunt hem bij ons opvragen.

Deze dienst draait pas nadat je de cookiemelding hebt geaccepteerd. Weiger je, dan draait hij niet. Benaderen wij een organisatie telefonisch naar aanleiding van een websitebezoek, dan doen wij dat uitsluitend bij rechtspersonen en nooit bij eenmanszaken of vennootschappen onder firma.

Als we een gesprek opnemen

Wij nemen verkoop- en adviesgesprekken soms op, zodat we een goede samenvatting kunnen maken en geen afspraken missen. We melden dat aan het begin van het gesprek. Geef je aan dat je dat niet wilt, dan zetten we de opname uit en gaat het gesprek gewoon door.

Waarom: om afspraken correct vast te leggen.

Grondslag: je toestemming.

Zodra de uitgeschreven tekst van het gesprek klaar is, verwijderen wij de geluidsopname.

Als je solliciteert

Wat we verwerken: je naam, je contactgegevens, je cv en wat je verder meestuurt.

Waarom: om je sollicitatie te beoordelen.

Grondslag: de stappen die voorafgaan aan een arbeidsovereenkomst.

Als je klant of leverancier bent

Wat we verwerken: de contactgegevens van de personen met wie wij bij jouw organisatie zaken doen, en de correspondentie die daarbij hoort.

Waarom: om de overeenkomst uit te voeren, te factureren en contact te onderhouden.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht.

E-mail en telefonisch contact

Heb je een aanvraag bij ons gedaan of ben je klant, dan mogen wij je op grond van dat bestaande contact informeren over vergelijkbare diensten. In elke e-mail staat een afmeldlink en die werkt direct.

Daarnaast benaderen wij organisaties per e-mail waarmee wij nog geen contact hadden, wanneer wij op grond van hun bedrijfsactiviteit redelijkerwijs mogen aannemen dat onze dienstverlening voor hen relevant is. In die berichten staan altijd onze volledige bedrijfsgegevens en een werkende afmeldmogelijkheid. Meld je je af, dan nemen wij je op in ons afmeldregister en benaderen wij je niet opnieuw.

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij plaatsen cookies en vergelijkbare technieken. Er zijn drie soorten:

• Noodzakelijk. Nodig om de website te laten werken en te beveiligen. Deze staan altijd aan en hiervoor is geen toestemming vereist.
• Statistiek. Om te meten hoe de website gebruikt wordt, zodat wij hem kunnen verbeteren. Wij gebruiken hiervoor Google Analytics.
• Marketing. Om te meten welke advertenties tot een aanvraag leiden en om advertenties relevanter te maken. Wij gebruiken hiervoor onder meer Google Ads.

Statistiek en marketing plaatsen wij pas nadat je daar toestemming voor hebt gegeven. Zolang je geen keuze hebt gemaakt staan ze uit. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de link Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.

Trek je je toestemming in, dan stoppen wij direct met het plaatsen en uitlezen van deze cookies. Cookies die al op je apparaat staan kun je zelf verwijderen via de instellingen van je browser.

Hoe lang we gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen.

• Aanvragen die niet tot een samenwerking leiden: twee jaar. Wij bewaren deze zo lang omdat een webshop die vandaag nog te klein is voor onze dienstverlening, dat over een jaar of twee wel kan zijn. Wil je dat wij je gegevens eerder verwijderen, laat het ons weten en dan doen wij dat.
• Gegevens van klanten: zolang de overeenkomst loopt.
• Administratie en facturen: zeven jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Sollicitaties: vier weken na afronding van de procedure. Met jouw toestemming bewaren wij je gegevens maximaal een jaar voor een toekomstige vacature.
• Geluidsopnames van gesprekken: tot de uitgeschreven tekst klaar is. De uitgeschreven tekst bewaren wij twaalf maanden.
• Statistiek- en marketinggegevens: volgens de instelling van de betrokken dienst, met een maximum van veertien maanden.

Met wie we gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze dienst te leveren, en alleen voor zover dat voor hun werk nodig is. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

• Shopify. Het platform waarop onze website draait.
• HubSpot. Ons systeem voor klantcontact en onze formulieren. Onze gegevens staan op de Europese omgeving van HubSpot.
• Leadinfo. Bedrijfsherkenning, zoals hierboven beschreven.
• Google. Statistiek en advertenties.
• Fireflies. Het opnemen en uitschrijven van gesprekken.
• Onze accountant en boekhoudsoftware. Voor onze administratie en wettelijke verplichtingen.

Daarnaast verstrekken wij gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Een deel van bovenstaande partijen is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, of maakt gebruik van onderaannemers daarbuiten. In die gevallen zorgen wij dat er een passende grondslag is voor de doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Onze website verloopt via een beveiligde verbinding, toegang tot onze systemen is beperkt tot medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, en wij gebruiken tweefactorauthenticatie waar dat mogelijk is.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens wij van je hebben
• die gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• bezwaar te maken tegen de verwerking
• de verwerking te laten beperken
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen
• je toestemming in te trekken, voor de verwerkingen die daarop gebaseerd zijn

Stuur je verzoek naar info@fulfilmentstation.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.